Lettres d'admission : annexes, liens et retour signé
Ce que contient le PDF délivré (CGV comprises), déposer les brochures et le RIB, publier les liens de demande de chaque école, et suivre les lettres revenues signées.
Concerne : Super administrateur, Administrateur d'école, Agent administratif, Responsable validation
Les conditions générales de vente
Les CGV 2027, valant contrat de formation, sont générées par la plateforme : même texte pour toutes les écoles, au nom de l'école qui délivre la lettre, avec son en-tête, son pied de page et son QR Code sur chaque page. Les frais d'inscription qui y figurent sont ceux de la lettre. Elles suivent la notice d'informations (lettre internationale) ou la lettre (lettre nationale), et se terminent par le cachet de l'école et la case de signature de l'apprenant, son nom déjà imprimé. Elles ne se déposent plus : un changement de texte ou de tarif passe par une mise à jour de la plateforme.
Les annexes jointes au PDF
La brochure AVI, la brochure « Si je n'ai pas mon visa » et la fiche « Moyens de financement » (facultative) servent à toutes les écoles : le SUPERADMIN les dépose depuis la fiche du type de document. Le RIB est propre à chaque école : il se dépose dans le branding de l'école, par le SUPERADMIN ou l'administrateur de cette école. Les fichiers sont joints tels quels, à leur place dans le PDF.
Une annexe manque
La lettre est tout de même délivrée, sans la pièce absente, et la fiche de la demande le signale. Une fois l'annexe déposée, « Joindre maintenant », sur la fiche de la demande, reconstitue le PDF à l'identique — même numéro, même QR Code — avec les pièces désormais disponibles. Un fichier trop lourd (plus de 9 Mo) doit être réexporté en qualité « écran » ou « web ».
Les liens à poser sur le site de l'école
Chaque école dispose de deux liens, nationale et internationale, affichés sur sa fiche et sur la fiche du type de document. Ils ouvrent le formulaire avec l'école déjà choisie ; le candidat peut en changer s'il s'est trompé de site. Le lien « ICI » de la lettre nationale mène à la page d'informations réglée dans le branding, à défaut au site de l'école.
Le retour signé
- 1Le candidat dépose la lettre et les CGV signées depuis son espace ou sa page de suivi ; vous êtes prévenu.
- 2Une lettre revenue par email ou au guichet se dépose dans l'encadré « Lettre d'admission signée » de la demande.
- 3Contrôlez la pièce dans « Pièces justificatives » : signatures de la lettre et de la dernière page des CGV.
L'email qui accompagne la lettre internationale
À la génération, le candidat reçoit l'email type du service des admissions — modes de paiement, pièces à retourner pour obtenir l'attestation d'inscription, remboursement de l'acompte en cas de refus de visa, A.V.I. — suivi, en bas, du bloc de téléchargement de sa lettre. Les montants sont ceux imprimés sur la lettre. Avant de générer, deux champs de la demande le complètent : « Code RNCP de la formation », rappelé avec la vidéo de vérification, et « Frais de dossier restant dus (€) » — renseigné (ex : 40), l'email réclame ces frais et les ajoute au total à régler ; vide, il n'en parle pas. Aucun des deux ne s'imprime sur la lettre. Le candidat peut répondre à l'email : sa réponse parvient à l'adresse de l'école. L'attestation d'inscription part de la même façon, avec son propre message (Campus France, délai de 5 mois pour le visa, 30 jours pour se présenter).
Les lettres délivrées avant la séparation
Les lettres remises avant la création des deux modèles restent inchangées : elles figurent dans des dossiers déjà déposés, leur téléchargement rend toujours le document d'origine. Les nouvelles lettres sont numérotées ADN (nationale) et ADI (internationale).