Importer un classeur Excel de notes

Rien n'est écrit avant votre accord

L'import se fait en deux temps. Le fichier est d'abord analysé : doublons, notes incohérentes, dates impossibles et étudiants inconnus vous sont montrés onglet par onglet. L'écriture ne vient qu'après confirmation.

Aucun onglet n'attend un choix

Chaque alerte prioritaire reçoit dès l'analyse l'issue conseillée : ne garder que la première ligne d'un doublon, importer sans une date de naissance impossible, vider une note hors barème, retenir les notes détaillées quand la moyenne du fichier diverge, écarter un étudiant sans aucune note. L'onglet est donc importable tout de suite. Relisez les choix et changez-les si besoin ; ils sont inscrits au journal d'audit. Aucune issue ne peut faire écrire une note hors de 0 à 20.

Le pilote automatique

Un classeur répète la même alerte des dizaines de fois. Après avoir changé un choix, « Appliquer ce choix à tous les cas semblables du fichier » le propage à toutes les alertes de même nature.

La période choisie décide des colonnes lues

Pour un 1er semestre, la colonne « MOY. S1 » est la moyenne du bulletin. Pour un 2ème semestre, « MOY. S2 » est la moyenne du bulletin et « MOY. S1 » sert à la moyenne annuelle. Pour une année complète, seule « MOY. ANNUELLE » est comparée. Une avalanche d'écarts de moyenne à l'analyse signale souvent une période mal choisie.

Un seul passage pour tout le classeur

1. 1Déposez le fichier, choisissez l'année et la période, lancez l'analyse.
2. 2Ouvrez les onglets dont la formation n'a pas pu être déduite, et choisissez-la.
3. 3Cliquez « Importer les N onglets prêts » : ils s'écrivent à la suite, cochés au fur et à mesure.
4. 4Cliquez « Terminer » pour revenir à la liste des sessions.

Les formations manquantes sont créées

Un premier import était autrefois impossible : l'écran exigeait une formation, et aucun écran ne permettait d'en créer. La formation est désormais déduite du code de groupe — « TORCY-B3 CDUI - RD (25-26) » donne « BACHELOR 3 CDUI » — et l'aperçu propose de la créer avec ses matières.

« Aucune grille de notes dans ce fichier »

L'analyse affiche alors, onglet par onglet, la ligne examinée, les colonnes réellement lues et ce qui manque. Trois causes couvrent presque tous les cas : le fichier déposé n'est pas le classeur de notes (un tableau récapitulatif de formations, une liste d'émargement), la colonne des noms porte un intitulé inhabituel, ou les colonnes de notes sont absentes de la ligne d'en-têtes.

Ce qu'un onglet doit contenir pour être lu

1. 1Une colonne de noms dans l'une des 15 premières lignes : « NOM/PRENOM », « NOMS », « ÉTUDIANT », « APPRENANT », « Nom complet »…
2. 2Sur la même ligne, les colonnes de notes : « CC » et « Partiel » (ou « Examen », « DS ») par matière, ou une colonne « Moy. » par matière.
3. 3L'intitulé de chaque matière trois lignes au-dessus de sa colonne « CC », l'enseignant deux lignes au-dessus.
4. 4Recommandé : « SPECIALITE » ou « FORMATION » pour rattacher chaque étudiant à sa formation, et « date de naissance » pour retrouver son dossier.

Partir du modèle Excel de la plateforme

1. 1Sur l'écran d'import, choisissez l'année, la période et la formation, puis « Télécharger le modèle » — ou, depuis une session ouverte, « Modèle Excel ».
2. 2Le fichier porte les matières (intitulé et enseignant), les étudiants avec leur INE et, depuis une session, les notes déjà saisies.
3. 3Remplissez les colonnes CC et P : notes de 0 à 20, DIS pour une dispense, NE pour une matière non évaluée. Excel refuse une note hors barème à la frappe.
4. 4Ne modifiez pas les lignes 1 à 4 ; ajoutez les étudiants manquants sur les lignes vides.
5. 5Réimportez le fichier : les étudiants sont retrouvés par leur INE, la session se complète. Si l'année ou la période réglées ne sont pas celles du modèle, l'écran le dit et propose de les corriger.

Les copies « (2) » et « BASE » sont écartées

Le classeur de la scolarité double chaque onglet de saisie d'une copie de publipostage : mêmes étudiants, moyennes seules ou matières sans intitulé. Importées avec leur original, ces copies ajoutaient « Matière 1… » à la session et remplaçaient les vraies notes : chaque moyenne était divisée par deux. L'analyse les reconnaît et les écarte, en nommant l'onglet lu à leur place (« onglets non importés »). Une matière restée sans intitulé est signalée : renommez-la dans « Matières de la session » avant de valider.

Comment les étudiants sont retrouvés

Dans l'école importée, du plus sûr au moins sûr : INE, matricule, nom + date de naissance, puis le nom seul s'il n'appartient qu'à un dossier. L'aperçu dit, ligne par ligne, « rapproché · par INE » ou « à créer ». Les colonnes « NOM » et « PRÉNOM » séparées sont réunies ; les dates sont lues au format jj/mm/aaaa, jj-mm-aaaa, jj.mm.aaaa ou en date Excel.

Réimporter dans une session existante

L'import complète la session de même formation, année et période : pour chaque étudiant présent, les notes des matières du fichier remplacent les anciennes, celles des autres matières sont conservées, et une appréciation n'est remplacée que si le fichier en porte une. Un étudiant dont le bulletin a déjà été délivré n'est pas modifié. Si deux onglets de saisie distincts portent le même étudiant avec des notes différentes, le dernier importé l'emporte : vérifiez vos onglets dédoublés.

Une session importée par erreur avec ses copies

Une session importée avant ce correctif avec les onglets « (2) » ou « BASE » porte des « Matière 1… » : le contrôle de cohérence les signale. Tant qu'aucun bulletin n'est délivré, supprimez la session puis réimportez le classeur. Si des bulletins sont partis, rouvrez-la en révoquant ses bulletins, supprimez-la, réimportez, puis validez à nouveau.